开票基础
Invoice 与 Receipt（发票/收据）有什么区别？
Invoice 是「请你付款」，Receipt 是「我已经收到钱」。同一笔交易，两份用途和签发时点都不同的单据。
一句话总结
Invoice 在付款前发出，要求买方付款；Receipt 在付款后发出，证明已收到款项。Invoice 形成应收账款，Receipt 是实际到账的凭证。
Invoice 与 Receipt 一览对比
| 对比项 | Invoice（发票/账单） | Receipt（收据） |
|---|---|---|
| 用途 | 要求付款 | 确认付款 |
| 签发时机 | 付款前 | 付款后 |
| 签发方 | 卖方 | 卖方（或支付服务商） |
| 会计处理 | 计入应收/应付账款 | 计入现金收入/已付费用 |
| 主要字段 | 发票号、日期、到期日、明细、税额、应付金额 | 收据号、日期、收款金额、收款方式 |
| 税务用途 | 卖方销项 VAT/销售税申报凭证 | 买方报销和进项税抵扣凭证 |
| 法律效果 | 产生债务 | 消灭债务 |
| 典型例子 | 月末发给客户的 INV-2026-0042 | Stripe 在卡支付完成后自动发送的电子收据 |
何时该用哪一个
什么时候开 Invoice
在交付完成、希望按约定条款收款时发出。
- Net 30 / Net 60 的 B2B 收款
- 按里程碑计费的项目
- 每月顾问费 / 订阅
- 需要按 VAT/GST/销售税申报的交易
什么时候开 Receipt
实际收到款、买方需要凭证时发出。
- 店面现金或刷卡支付
- 自由职业项目的预付款
- Stripe / PayPal 在每笔支付完成后自动发送
- 捐款、退款或任何现金到账
常见问题
同一份单据可以同时是 Invoice 和 Receipt 吗？
可以。当销售即时收款（收到即付）时，一份单据可以同时承担两种职能，常被标记为「已付发票（Paid Invoice）」或「销售收据（Sales Receipt）」。Stripe、Shopify 等会自动生成这种「已付状态」的发票。
Invoice 算付款凭证吗？
不算。Invoice 只能证明「应付款」，真正证明「已付款」的是 Receipt 或银行/Stripe 标记为已付的支付记录。
已经发了 Invoice，还需要再发 Receipt 吗？
建议要。无论是单独发 Receipt，还是把 Invoice 标记为「PAID」重新发一次，都能让买方有明确入账依据，减少「我的款收到了吗」这类追问。
税务上各应保留多久？
卖方需保留 Invoice 作为销项税凭证，买方需保留 Receipt 作为报销与进项税凭证。中国大陆一般要求会计凭证保管 30 年，账簿 30 年，重要财务报告永久保存；具体年限请以最新《会计档案管理办法》为准。