Conceptos básicos de facturación

Factura vs Recibo: ¿cuál es la diferencia?

Una factura solicita el pago. Un recibo confirma que el pago ya se ha realizado. Misma transacción, dos documentos distintos — emitidos en momentos diferentes y con distinta función legal.

Resumen rápido

La factura se emite antes del pago para solicitarlo. El recibo se emite después del pago para confirmarlo. La factura genera cuentas por cobrar; el recibo es la prueba del cobro efectivo.

Factura (Invoice)

Solicita el pago — se emite antes de cobrar

Una factura es un documento mercantil que el vendedor emite al comprador detallando los bienes o servicios entregados, el precio acordado, los impuestos y el importe y plazo de pago. Es el origen legal de las cuentas por cobrar del vendedor y de las cuentas por pagar del comprador.

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Recibo (Receipt)

Confirma el pago — se emite después de cobrar

Un recibo es la confirmación por escrito de que el comprador ha pagado (en su totalidad o en parte) los bienes o servicios. Es prueba del pago para el comprador, sirve como justificante de gastos y cancela la obligación generada por la factura.

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Factura vs Recibo de un vistazo

Atributo	Factura (Invoice)	Recibo (Receipt)
Propósito	Solicitar el pago	Confirmar el pago
¿Cuándo se emite?	Antes del pago	Después del pago
Emite	Vendedor	Vendedor (o procesador de pagos)
Registro contable	Cuentas por cobrar / pagar	Ingreso de caja / gasto pagado
Campos imprescindibles	Número, fecha, vencimiento, líneas, impuestos, importe	Número, fecha, importe pagado, método de pago
Uso fiscal	Justificante de IVA repercutido / ventas	Justificante de gasto e IVA soportado
Efecto jurídico	Genera una deuda	Cancela una deuda
Ejemplo típico	INV-2026-0042 enviada al cliente al final de mes	Recibo de Stripe enviado por correo tras un cargo en tarjeta

Cuándo usar cuál

Emite una factura cuando…

Has entregado el trabajo o los bienes y quieres cobrar según los términos acordados.

Facturación B2B con plazos Neto 30 / Neto 60
Trabajo por hitos en proyectos
Iguala mensual o suscripción
Cualquier operación que requiera reportar IVA o impuesto sobre ventas

Emite un recibo cuando…

Realmente has recibido el pago y el comprador necesita un justificante.

Venta en TPV / comercio cobrada en el momento
Anticipo en metálico de un proyecto freelance
Stripe / PayPal envía uno automáticamente tras cada cobro
Donaciones, devoluciones o cualquier entrada de efectivo

Preguntas frecuentes

¿Puede el mismo documento ser factura y recibo a la vez?

Sí. Cuando el cobro se produce en el mismo momento de la venta (Pagadero al Recibo), un documento puede cumplir ambas funciones; suele etiquetarse como 'factura pagada' o 'recibo de venta'. Stripe y Shopify generan facturas en estado 'pagado' que sirven también como recibo.

¿Una factura sirve como prueba de pago?

No. La factura solo prueba que el pago se debe. Solo un recibo (o un movimiento bancario / Stripe marcado como 'pagado') prueba que el pago se ha realizado.

¿Si ya envié la factura, también tengo que enviar un recibo?

Es buena práctica. Enviar un recibo, o reenviar la factura marcada como 'PAGADA', cierra el circuito y reduce los correos del tipo '¿llegó mi pago?'.

¿Cuál guardo para Hacienda?

El vendedor guarda las facturas como justificante de IVA repercutido; el comprador guarda los recibos para deducir gastos e IVA soportado. En España la obligación general es conservarlos al menos 4 años (5 a efectos contables y 6 según el Código de Comercio).

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