Documentos de venta

Factura vs Presupuesto / Cotización: ¿cuál es la diferencia?

El presupuesto fija expectativas de precio antes de empezar a trabajar. La factura es la cuenta que envías cuando el trabajo está hecho. Mismo cliente, dos documentos distintos en los extremos opuestos del proyecto.

Resumen rápido

El presupuesto es una propuesta de precio no vinculante que se envía antes de empezar; la factura es el documento legalmente vinculante que se envía después de entregar para cobrar.

Presupuesto / Cotización (Quote)

Fija el precio — antes de empezar

Una cotización es una oferta escrita para realizar un trabajo a un precio determinado, indicando alcance, importe y validez. Normalmente no es vinculante hasta que el cliente la acepta, momento en el que se convierte en contrato.

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Factura (Invoice)

Cobra el precio — después de entregar

Una factura es el documento comercial que el vendedor emite tras entregar bienes o servicios, detallando lo prestado, el importe acordado, los impuestos y la fecha de pago. Genera el derecho de cobro (cuenta por cobrar).

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Factura vs Presupuesto de un vistazo

Atributo	Presupuesto / Cotización (Quote)	Factura (Invoice)
Propósito	Cobrar trabajo entregado	Proponer un precio para trabajo futuro
Momento	Tras la entrega	Antes de empezar
Vinculación legal	Sí — genera deuda	No, hasta que el cliente la acepta
Cambios de precio	Definitivo salvo reemisión	Puede cambiar antes de aceptarse
Campos requeridos	Nº factura, fecha, vencimiento, líneas, IVA, total	Nº presupuesto, validez, alcance, líneas, total
Tratamiento fiscal	Genera obligación de IVA	Sin obligación fiscal hasta facturar
Contabilidad	Cuentas por cobrar / pagar	No se contabiliza (informativo)
Ejemplo típico	INV-2026-0042 al cierre del proyecto	EST-2026-0007 antes del kickoff

Cuándo usar cuál

Envía un presupuesto cuando…

Necesitas que el cliente apruebe alcance y precio antes de empezar.

Proyectos a medida cuyo precio depende del alcance
Construcción, diseño o consultoría
Respuestas a licitaciones / RFP
Cualquier cliente que pregunte '¿cuánto cuesta?'

Envía una factura cuando…

El trabajo está entregado (o se alcanza un hito) y quieres cobrar.

Cierre de proyecto o entrega de hito
Facturación mensual de retainer
Facturación por horas trabajadas
Cualquier importe vencido y exigible

Preguntas frecuentes

¿Un presupuesto se puede convertir en factura?

Sí. El flujo estándar es: enviar presupuesto → el cliente lo acepta → entregas el trabajo → conviertes el presupuesto en factura con las mismas líneas. Casi todo software de facturación incluye la opción 'convertir presupuesto en factura'.

¿Cuál es la diferencia entre Quote y Estimate?

En general, Quote es un precio fijo que el vendedor se compromete a respetar, mientras que Estimate es una estimación que puede variar. En español 'presupuesto' suele cubrir ambos, pero en construcción la distinción legal importa.

¿Un presupuesto es un contrato?

Por sí mismo no. Se convierte en contrato cuando el cliente lo acepta por escrito, por email o con firma. Hasta entonces cualquier parte puede retractarse. Incluye siempre una fecha de validez.

¿Hasta cuándo es válido un presupuesto?

No debería serlo indefinidamente. Lo normal es fijar 14-30 días de validez para no quedar atado a precios antiguos. Una vez vencido el presupuesto queda sin efecto y puedes reemitirlo con un nuevo precio.

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