Documentos de comercio exterior

Factura Pro Forma vs Factura Comercial

La factura pro forma es una vista previa que el vendedor envía antes del envío — útil para cotizaciones, anticipos y permisos de importación. La factura comercial es la real, sirve para aduanas y dispara el cobro.

Resumen rápido

La pro forma es un "borrador de factura" no vinculante para cotizar, cobrar un anticipo o solicitar permisos de importación. La factura comercial es el documento vinculante y aduanero usado para despachar mercancía, cobrar y declarar impuestos.

Factura Pro Forma (Pro Forma Invoice)

Vista previa — antes del envío

Documento preliminar que se parece a una factura pero no es una solicitud de pago. Los compradores la usan para abrir cartas de crédito, pagar anticipos, gestionar permisos de importación o financiamiento. No se contabiliza en cuentas por pagar ni genera obligación de IVA.

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Factura Comercial (Commercial Invoice)

Documento real — viaja con la mercancía

Factura legalmente vinculante para una venta internacional (o nacional). La aduana la usa para calcular aranceles, el comprador para pagar y la contabilidad para registrar la operación. Debe incluir códigos HS, país de origen, Incoterms y datos completos de las partes.

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Pro Forma vs Comercial de un vistazo

Atributo	Factura Pro Forma (Pro Forma Invoice)	Factura Comercial (Commercial Invoice)
Propósito	Cotización / estimación previa al envío	Factura final, despacho aduanero
Vinculación legal	No	Sí
Solicita pago	A veces (anticipo), pero no es CxP real	Sí — registrada en CxC/CxP
Acepta aduana	A veces como apoyo en permisos	Requerida para despacho aduanero
IVA / impuestos	Sin obligación	Genera obligación de IVA
Campos requeridos	Mercancía, valor estimado, Incoterms, validez	+ HS, país de origen, ID exportador, firma del vendedor
Cómo modificarla	Libremente antes de aceptarse	Mediante nota de crédito/débito
Uso típico	PFI enviada para gestionar carta de crédito	Factura comercial adjunta al BL al embarcar

Cuándo usar cuál

Envía una pro forma cuando…

El comprador necesita un documento con apariencia oficial antes de mover mercancía o dinero.

Tramitar carta de crédito o permiso de importación
Cobrar un anticipo antes de producir
Cotización transfronteriza con estimación de aranceles
Aprobación interna de presupuesto en el comprador

Envía una factura comercial cuando…

La mercancía va a embarcar o ya embarcó — y necesitas cobrar y despachar aduana.

Cualquier embarque internacional (obligatoria)
Facturación final por mercancía entregada
Registro contable de la venta
Declaraciones de IVA, impuestos o documentación de exportación

Preguntas frecuentes

¿La factura pro forma sirve para aduanas?

A veces como apoyo en solicitudes de permiso de importación, pero nunca sustituye a la factura comercial en el despacho aduanero. Aduana exige la factura comercial firmada con HS, país de origen e Incoterms.

¿Puedo enviar una pro forma si el comprador aún no ha pagado?

Sí — para eso se diseñó. La pro forma no es vinculante ni entra en cuentas por cobrar; cuando el comprador confirme y embarques, la sustituyes por una factura comercial.

¿Hay que pagar una factura pro forma?

Legalmente no — no es una demanda de pago. En la práctica muchos vendedores la usan para cobrar anticipo o pago por adelantado. Tras el pago y el embarque se reemplaza por la factura comercial.

¿Qué requiere una factura comercial para exportación?

Datos de vendedor y comprador, número y fecha, Incoterms (FOB, CIF, DDP…), descripción y HS de cada partida, cantidad y valor unitario, total, moneda, país de origen y firma del vendedor. Faltar cualquiera puede frenar el despacho.

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