分步指南

如何開發票｜完整指南

為自由工作者與中小企業而寫的實作指南。8 個步驟、所有開票方式（手寫、Word、Excel、線上產生器），以及法律必備欄位。

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一句話總結

一張有效發票必須包含五項要素：唯一發票號、開票方資料、付款方資料、明細清單、明確付款期限。最快方式是用免費線上產生器，1 分鐘內出帶品牌的 PDF。下面是長版本 — 每一步、每種方法、以及如何避開那些拖慢付款的常見錯誤。

60 秒最短路徑

如果你今天就要寄出發票，下面是最快、且仍合規的路徑。

  1. 1打開免費線上發票產生器（不需註冊）
  2. 2填入公司名、客戶資料、明細
  3. 3設定發票號、開立日、付款期限（Net 30 是預設）
  4. 4核對小計與稅額
  5. 5下載 PDF 寄出，或分享付款連結
打開免費產生器

開發票的 8 個步驟

無論你用產生器、Word 還是試算表，每張發票都會經歷相同的 8 個決策。一次釐清，未來都能複用。

1

填寫自己的公司資料與 logo

發票左上：公司全名（個體戶填本名）、地址、國家、稅號（統編、VAT、GST、ABN，視當地制度），以及聯絡 email。Logo 非必填，但帶品牌的發票被準時付款的機率明顯較高。

提示: 海外開票時，請帶上國名與含國碼的電話。海外採購部門有時會因缺漏這些資訊退回。
2

填寫付款方資料

客戶的法人全名、財務聯絡人（或下單人）、email、地址；B2B 還要客戶稅號或採購單號（PO）。把抬頭開錯，是發票拖數月不付的頭號原因。

提示: 新客戶務必直接問：「發票應抬頭給哪一個法人、哪個地址？」不要從網站猜。
3

指定唯一發票號

每張發票都需要連續、唯一的編號。最簡單格式是 INV-2026-0001、INV-2026-0002，年份開頭並補零。多數國家稅務要求連號不可跳號。

提示: 刪掉草稿時，不要跳過該號 — 把它用在下一張正式發票。跳號在稅務查核時很麻煩。
4

設定開立日與付款期限

開立日 = 你建立發票當天；付款期限 = 該款項到期日。B2B 預設 Net 30。新客戶、小額、高風險用 Net 7 或當下付款。「Net 30」與具體日曆日期都要寫清楚。

提示: 明確寫「Net 30 自發票開立日起算」，否則有些客戶會從「財務收到日」起算，再多拖 1〜2 週。
5

明細：內容、數量、單價、金額

一行 = 一個交付物。每行回答三件事：是什麼（明確描述）、多少（數量×單價）、合計。「顧問服務」這種寫法是糾紛源頭。改寫成「策略顧問，2026 年 5 月，12 小時 × NT$6,000/小時」。

提示: 固定價案件也要分階段拆，「網站改版 — 需求分析階段」比單寫「網站改版」好說明。
6

加上小計、稅額、合計

先小計，再單獨一行寫適用稅額（VAT、GST、消費稅等），最後總計。各國稅制不同 — 不是課稅事業者就完全省略稅額行（不要寫「稅額：0」）。

提示: 稅率（例如「VAT 20%」）要與稅額同一行。只寫「稅額：500」沒稅率，財務通常會質疑。
7

明確收款方式

告訴客戶該怎麼付：銀行帳戶、Stripe / PayPal 付款連結、或郵寄支票地址。客戶操作越少，回款越快。一鍵付款連結平均縮短回款時間約 40%。

提示: 至少提供兩種收款方式。有公司只用 ACH/匯款，有公司只用卡。只給一種會限縮回款速度。
8

用 PDF 寄送（不要用 Word 或試算表）

發票一律以 PDF 寄送。PDF 不會被誤改、跨裝置不變形，且財務系統都能直接收。簡短信件中寫明發票號、金額、期日、付款連結，附 PDF。

提示: 檔名要講究。用「InvoiceCat-INV-2026-0001.pdf」而非「invoice.pdf」 — 客戶之後找檔案輕鬆，省掉重發信件。

發票必須包含的欄位

下列欄位是大多數司法管轄區判斷發票是否有效的最低要求。各國可能加上額外要求（如 EU 的 VAT 號、拉美的電子發票），但絕不會更少。

每張都必填

  • 明確標示「Invoice」或「發票」（不能用「帳單」「對帳單」)
  • 唯一且連續的發票號
  • 公司名、地址、稅號（適用時）
  • 付款方名稱、地址，B2B 加上稅號
  • 開立日與付款期限
  • 商品/服務的明細描述（要具體）
  • 每行的數量、單價、行合計
  • 小計、稅額（適用時）、合計
  • 幣別（寫「TWD」「USD」「€」等，海外發票必填）
  • 付款條件（Net 30、即付等）與支援的付款方式

推薦但非必填

  • Logo 與品牌色
  • 客戶的採購單號（PO）
  • 銀行帳戶 / 付款連結
  • 逾期條款（如「逾期月利 1.5%」）
  • 簡短致謝語
  • 專案或合約編號

5 種開發票方式 — 比較

常見的開發票方式有 5 種，各自在速度、外觀、可靠性上有取捨。

方式耗時外觀計算發送方式優點需要注意
免費線上產生器1〜2 分鐘帶品牌的專業 PDF自動Email 或付款連結快、可靠、行動裝置友善需要網路
Microsoft Word10〜15 分鐘用範本就 OK手算匯出 PDF 後附件熟悉、可離線易算錯、非為發票設計
Excel / Google 試算表首次 15〜20 分鐘不裝飾就像表格公式自動匯出 PDF 後附件計算可靠、容易複製看起來像試算表不像發票
手寫 / 紙本5 分鐘B2B 不專業手算郵寄或掃描不需工具回款慢、難歸檔
會計軟體（QuickBooks、Xero）設定後 5 分鐘帶品牌專業自動內建寄送 + 付款與帳務、報稅整合月費，月發 < 5 張就太重

對每月發少於 30 張的自由工作者與小公司，免費線上產生器是最佳選擇 — 速度像會計軟體、成本像紙本、PDF 財務系統都能直接收。

別從空白開始 — 用範本

設計師、工程師、攝影師、顧問、外包合作方，每個行業的明細與用語都不同。我們為常見職業準備了免費 PDF 範本，省去你「平面設計的發票該怎麼寫」的煩惱。

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怎麼寄發票（信件正文怎麼寫）

發票本身只是一半工作。配套信件決定它當天被打開或在 Gmail 躺一週。

標題要讓對方願意打開

用「發票 INV-2026-0001 — [你的公司] — 期限 2026-06-02」而不是「附件 發票」。讓對方僅看標題就能歸檔或付款。

正文不超過 4 句

寫明金額、期日、付款方式、簡短致謝。長信被延後，短信被立刻處理。

寄給對的人

B2B 發票，除了直接聯絡人，也 CC 財務（如 ap@對方公司.com）。聯絡人可能休假，財務不會。

週二/週三上午寄

週五下午或週一上午寄出的發票拖最久。週二週三上午當週回款率最高。

拖慢付款的常見錯誤

幾乎所有遲付都源自下面 5 個錯誤其中之一。避開後平均回款時間能縮短數週。

1

明細寫得太籠統

「服務費」會逼對方去內部確認「這是做什麼的？」 — 這就是延遲的導火線。寫日期、時數、交付物。

2

抬頭法人名錯了

若客戶母公司付款，但你抬頭給品牌名，財務會退件。新客戶上來就確認法人名。

3

對方有 PO 卻沒寫

若聯絡人給了 PO 號，本案的所有發票都要帶上。財務系統按 PO 路由，沒 PO 就進入人工審核堆。

4

付款方式不清楚

若客戶要回信問「往哪裡付？」就已經損失一週。把付款連結或帳戶資訊寫在發票上，不要只在信件裡。

5

沒有付款期限

沒期限的發票是「請求」不是「帳單」。一定要寫清付款條件（Net 30、即付）和具體日期。

各國發票要求

標準欄位之外，各國有額外法律要求。海外開票時，依對方國家的規則，不是依自己的。

國家 / 地區額外要求
台灣正式商業憑證需開立統一發票（電子發票或二聯/三聯式），含買賣雙方統編、品名、金額、稅額。本指南所述的 PDF 形式較適合海外客戶或內部商業文件。
美國聯邦無發票格式規範。銷售稅依州，只在你有 Nexus 的州收。EIN 在客戶要求時填。
歐盟VAT 發票須包含雙方 VAT 號、稅率、稅額（單獨成行）。EU 內 B2B 適用 reverse charge 時，寫「Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient」。
英國VAT 註冊者要寫 VAT 號與稅額；未註冊不要顯示 VAT 行（也別寫「VAT 0%」)。
加拿大GST/HST 註冊者要寫 GST/HST 號。部分省份還有 PST/QST，需與 GST 分行顯示。
澳洲超過 AUD 82.50 的稅票要寫「Tax invoice」、ABN，並把 GST 單獨成行。低於此金額用一般發票即可。
日本2023 年起實施適格請求書制度（インボイス），登記事業者要在發票上寫登記號（T+13 位），對方才能扣抵消費稅。
拉丁美洲（巴西、墨西哥等）巴西（NFe）、墨西哥（CFDI）等多國要求發票先送稅務局生成電子憑證才有效。僅 PDF 不具法律效力。

常見問題

沒有公司能開發票嗎？
可以。個體戶或個人可用法定姓名 + 個人地址替代公司名開立發票。不需公司登記 — 但多數國家把這部分收入視為自雇所得需納稅，紀錄要保留。在台灣，正式商業憑證走統一發票；本文所述的 PDF 形式較適合海外客戶或內部憑證。
怎麼免費開發票？
最快免費路徑是不需註冊的線上發票產生器。Word、Excel 已有就免費，但慢且易出錯。避開「免費試用」帶浮水印或要綁卡的工具。
Word 或 Excel 能開發票嗎？
可以，但都不是為發票設計。Word 視覺過得去，但計算靠手 — 容易在四捨五入或稅額出錯。Excel 公式能算但成品像表格不像發票。月幾張可以；多了就換產生器或會計軟體。
發票和收據有什麼差別？
發票是「請款」（付款前出），收據是「付款憑證」（付款後出）。同一筆交易常常都會出 — 開票時給發票，收到款後給收據。
發票號怎麼編？
推薦 INV-2026-0001 這種「年份+序號補零」格式，絕不重複或跳號。多數國家稅務要求連續編號，帳目稽核也省事。換系統時，號碼也要「接續」而非從 1 重啟。
每張發票都要收 VAT/GST/消費稅嗎？
只在你已註冊為相應稅種的納稅人時才收。未註冊時絕對不要寫稅額行（也別寫「VAT 0%」）。
完工後多久應該開票？
當天或 24 小時內。開票越拖，回款越晚 — 而且時間一長連交付了什麼都記不清。把開票嵌入專案交付的瞬間，而不是月底統一處理。
客戶沒按期付款怎麼辦？
次日寄一封禮貌提醒，之後逾期 7、14、30 天再各寄一次。多數延遲在第一次提醒就解決。30 天後打電話；60 天後可提及暫停後續合作。保持專業 — 多數未付是事務疏忽，不是惡意。

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