Пошаговое руководство
Практичное руководство для фрилансеров и малого бизнеса. Восемь шагов, все способы (от руки, Word, Excel, онлайн-генератор) и обязательные по закону поля, которые нельзя пропустить.
Коротко
Действительный счёт должен содержать пять вещей: уникальный номер, ваши данные, данные покупателя, постатейный список того, за что вы выставляете счёт, и чёткую дату оплаты. Самый быстрый способ — бесплатный онлайн-генератор: брендированный PDF меньше чем за минуту. Ниже — длинная версия: каждый шаг, каждый метод и как избежать ошибок, из-за которых задерживается оплата.
Если счёт нужно отправить сегодня, вот самый короткий путь, при котором документ всё равно остаётся профессиональным и юридически достаточным.
Используете ли вы генератор, Word или таблицу — каждый счёт проходит одни и те же восемь решений. Один раз продумайте — и сможете повторно использовать структуру для всех будущих счётов.
В левом верхнем углу: зарегистрированное название компании (или ФИО, если вы ИП/самозанятый), адрес, страна, налоговый номер (ИНН, VAT, EIN, GST — что применимо в вашей юрисдикции) и контактный e-mail. Логотип не обязателен, но брендированные счета заметно чаще оплачиваются вовремя.
Юридическое название клиента, контакт в бухгалтерии (или того, кто вас нанял), e-mail, адрес, а для B2B — налоговый номер или номер заказа на закупку (PO). Счёт, выписанный на не то юр. лицо — главная причина того, что счета лежат неоплаченными месяцами.
Каждый счёт должен иметь сквозной уникальный номер. Самый простой формат — INV-2026-0001, INV-2026-0002: год спереди и нули слева. В большинстве стран налоговая требует сквозной нумерации без пропусков, так что не начинайте каждый месяц с 1.
Дата выставления — день создания счёта. Срок оплаты — день, к которому деньги должны прийти. Net 30 (через 30 дней) — стандарт B2B. Для новых клиентов, мелких работ или повышенного риска используйте Net 7 или «по получении». Указывайте и «Net 30», и конкретную календарную дату.
Одна строка — одна работа/товар. Каждая строка отвечает на три вопроса: что именно (понятное описание), сколько (количество × ставка) и итог. Размытые позиции вроде «Консультационные услуги» провоцируют споры — пишите «Стратегический консалтинг, май 2026, 12 ч × 15 000 ₽/ч».
Сначала подытог (сумма всех позиций), затем применимый налог (НДС, GST, sales tax) отдельной строкой и в конце — общий итог. Налоговые правила различаются по странам — если вы не зарегистрированы как плательщик налога, вообще не показывайте строку налога (не пишите «НДС 0»).
Скажите клиенту, как именно перевести деньги: банковские реквизиты, ссылка на оплату Stripe / PayPal или адрес для чека. Чем меньше шагов — тем быстрее платят. Кликабельная ссылка на оплату сокращает среднее время поступления денег примерно на 40%.
Счёт всегда отправляется PDF. PDF сохраняет вёрстку, не редактируется случайно и нормально импортируется в учётные системы. Прикрепите PDF к короткому письму, в котором указаны номер счёта, сумма, срок и ссылка на оплату.
Это поля, которые делают счёт юридически достаточным в большинстве юрисдикций. Национальные требования (VAT-номера в ЕС, электронные счета в Латинской Америке) только добавляются — никогда не убавляются.
Есть пять распространённых способов составить счёт. У каждого свои компромиссы по скорости, виду и надёжности.
| Способ | Время | Внешний вид | Расчёты | Отправка | Подходит для | На что обратить внимание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Бесплатный онлайн-генератор | 1–2 мин | Брендированный профессиональный PDF | Авто | E-mail или ссылка на оплату | Быстро, надёжно, без ошибок таблицы, дружелюбно к мобильному | Нужен интернет |
| Microsoft Word | 10–15 мин | Норм, если шаблон хороший | Вручную | Экспорт в PDF, прикрепить | Знакомо, работает офлайн | Легко ошибиться, не для счетов |
| Excel / Google Sheets | Первый раз 15–20 мин | Без оформления выглядит как таблица | Авто, через формулы | Экспорт в PDF, прикрепить | Расчёты надёжны, легко повторить | Похоже на таблицу, а не на счёт |
| От руки / бумага | 5 мин | Непрофессионально для B2B | Вручную | Почта или скан | Не нужны инструменты | Платят медленно, неудобно архивировать |
| Бухгалтерское ПО (QuickBooks, Xero, 1С) | 5 мин после настройки | Брендированный, профессиональный | Авто | Встроенная отправка + оплата | Связано с учётом и отчётностью | Подписка, избыточно при <5 счетах в месяц |
Для фрилансеров и малого бизнеса, выставляющих меньше 30 счетов в месяц, бесплатный онлайн-генератор — оптимальный выбор: скорость учётной системы, стоимость бумажного варианта и PDF, который бухгалтерии принимают без вопросов.
Дизайнер, разработчик, фотограф, консультант, подрядчик — у каждой профессии свои позиции и формулировки. Мы подготовили бесплатные PDF-шаблоны для самых частых специальностей, чтобы вам не приходилось гадать, как должен выглядеть «счёт за графический дизайн», начиная с белого листа.
Посмотреть бесплатные шаблоныСам счёт — только половина дела. Письмо, к которому он прикреплён, решает, откроют ли его в тот же день или он будет лежать неделю в Gmail.
Используйте «Счёт INV-2026-0001 — [Ваша компания] — Срок 02.06.2026», а не «Счёт во вложении». По теме клиент должен сразу понимать, что архивировать или оплачивать.
Сумма, срок, способ оплаты, короткая благодарность. Длинные письма откладываются, короткие — выполняются.
В B2B копию (CC) ставьте бухгалтерии (типа ap@клиент.com) — не только основному контакту. Контакт может быть в отпуске, бухгалтерия — нет.
Счета, отправленные в пятницу вечером или в понедельник утром, лежат дольше всего. Утро вторника/среды даёт самую высокую долю оплат в ту же неделю.
Почти каждая просрочка сводится к одному из пяти промахов. Уберите их — и среднее время оплаты сократится на недели.
«Услуги оказаны» вынуждает клиента уточнять у команды «а это за что?» — этот вопрос и запускает задержку. Будьте конкретны: даты, часы, что вы сделали.
Если платёж проводит головная компания, а вы выставили счёт на бренд — бухгалтерия отклонит. Уточняйте юр. лицо при онбординге.
Если контакт дал номер PO, он должен быть на каждом счёте по этому проекту. Системы маршрутизируют счета по PO; без него счёт уходит в ручную обработку.
Если клиент пишет «куда платить?» — вы потеряли неделю. Размещайте ссылку на оплату или реквизиты на самом счёте, а не только в письме.
Счёт без срока — это просьба, а не счёт. Всегда указывайте и условие (Net 30, по получении), и календарную дату.
Помимо стандартных полей, в разных странах есть дополнительные юридические требования. При международных сделках смотрите правила страны клиента, а не своей.
| Страна / регион | Дополнительные требования |
|---|---|
| Россия | Для официальной отчётности используются акт + счёт-фактура (или УПД), оформленные по правилам ФНС, с реквизитами обеих сторон, ИНН/КПП, ставкой и суммой НДС. PDF-счёт, описанный в этом руководстве, удобен как коммерческое предложение или для зарубежных клиентов. |
| США | Федерального стандарта нет. Sales tax — на уровне штатов и платится только там, где у вас «nexus». EIN указывают по запросу клиента. |
| Евросоюз | В счёте с НДС нужны VAT-номера обеих сторон, ставка и сумма НДС отдельной строкой. При B2B внутри ЕС часто применяется reverse charge — пишите «Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient». |
| Великобритания | Зарегистрированные плательщики VAT указывают свой VAT-номер и сумму. Не зарегистрированные — вообще не показывайте строку VAT (даже «VAT 0%»). |
| Канада | Зарегистрированные на GST/HST указывают свой номер. В части провинций отдельно действуют PST/QST — их показывают отдельной строкой от GST. |
| Австралия | На счетах с НДС свыше AUD 82,50 нужно слово «Tax invoice», ABN и сумма GST отдельной строкой. Для меньших сумм достаточно обычного счёта. |
| Япония | С 2023 года действует система «квалифицированного счёта» (適格請求書): зарегистрированные бизнесы должны указывать регистрационный номер, иначе клиент не сможет принять НДС к вычету. |
| Латинская Америка (BR, MX, CL, CO) | В большинстве стран обязательны электронные счета (NFe в Бразилии, CFDI в Мексике), которые отправляются в налоговую до того, как счёт станет действительным. Одного PDF недостаточно. |
Забудьте про таблицу. За минуту получите брендированный PDF с проверенными расчётами — бесплатно, без регистрации, без водяных знаков.
Открыть бесплатный генераторБесплатно навсегда. Используется более чем 1 000 фрилансеров и малых бизнесов по всему миру.