Guía paso a paso
Una guía práctica y sin relleno para autónomos y pymes. Ocho pasos, todos los métodos (a mano, Word, Excel, en línea) y los campos legales que no puedes saltarte.
Resumen
Una factura válida necesita cinco cosas: un número único, tus datos, los datos del cliente, una lista detallada de lo que cobras y una fecha de vencimiento clara. La forma más rápida es un generador online gratuito que produce un PDF con tu marca en menos de un minuto. Abajo está la versión larga: cada paso, cada método y cómo evitar los errores que retrasan el cobro.
Si solo necesitas enviar una factura hoy, este es el camino más corto que sigue produciendo un documento profesional y legalmente válido.
Da igual si usas un generador, Word o una hoja de cálculo: toda factura pasa por las mismas ocho decisiones. Hazlas bien una vez y podrás reutilizar la estructura para todas las siguientes.
Arriba a la izquierda: el nombre comercial registrado (o tu nombre completo si eres autónomo), dirección, país, identificación fiscal (NIF, CIF, RFC, RUT, CUIT… según tu país) y email de contacto. El logo no es obligatorio, pero las facturas con marca se pagan a tiempo con bastante más frecuencia.
Razón social del cliente, contacto de cuentas por pagar (o quien te contrató), email, dirección y, en B2B, su identificación fiscal o número de orden de compra (PO). Facturar a la entidad equivocada es la primera causa de facturas que se quedan meses sin cobrar.
Cada factura necesita un número correlativo y único. El formato más sencillo es FAC-2026-0001, FAC-2026-0002 — con prefijo de año y ceros a la izquierda. La mayoría de las administraciones tributarias exige numeración correlativa sin saltos, así que no reinicies en 1 cada mes.
La fecha de emisión es cuando creas la factura. La de vencimiento es cuando se debe pagar — Net 30 (30 días) es el estándar B2B. Para clientes nuevos, trabajos pequeños o riesgo más alto, usa Net 7 o pago al recibir. Indica el plazo explícitamente: pon tanto «Net 30» como la fecha del calendario.
Una línea por entregable. Cada línea responde a tres preguntas: qué es (descripción clara), cuánto (cantidad × precio) y total. Líneas vagas tipo «Servicios de consultoría» invitan a discusiones — escribe «Consultoría estratégica, mayo 2026, 12 horas a 150 €/h».
Primero el subtotal (suma de líneas), luego los impuestos aplicables (IVA, IGV, ITBIS) en una línea aparte, y por último el total. Las normas tributarias varían — si no estás registrado para cobrar impuesto, omite la línea por completo en lugar de poner 0.
Dile al cliente exactamente cómo pagarte: datos bancarios, enlace de Stripe / PayPal, o dirección postal para cheque. Cuantos menos pasos tenga que dar, antes cobras. Un enlace de pago clicable reduce el tiempo medio de cobro en torno a un 40%.
Las facturas siempre se envían en PDF. El PDF conserva el formato, no se edita por accidente y es lo que los sistemas de cuentas por pagar saben procesar. Adjunta el PDF a un email corto que indique el número, el importe, el vencimiento y el enlace de pago.
Estos son los campos que hacen una factura legalmente adecuada en la mayoría de jurisdicciones. Los requisitos por país (IVA en la UE, facturación electrónica en Latinoamérica) suman a esta lista; nunca restan.
Hay cinco maneras habituales de crear una factura. Cada una equilibra velocidad, aspecto y fiabilidad de manera distinta.
| Método | Tiempo | Aspecto | Cálculos | Envío | Bueno para | Cuidado con |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Generador online gratuito | 1–2 min | PDF profesional con marca | Automática | Email o enlace de pago | Rápido, fiable, sin errores de hoja, móvil-friendly | Necesita internet |
| Microsoft Word | 10–15 min | Decente con buena plantilla | Manual | Exportar a PDF y adjuntar | Familiar, funciona offline | Errores fáciles, no diseñado para facturar |
| Excel / Google Sheets | 15–20 min la primera vez | Si no la maquetas, parece tabla | Automática vía fórmulas | Exportar a PDF y adjuntar | Cálculos fiables, fácil de duplicar | Parece hoja de cálculo, no factura |
| A mano / papel | 5 min | Poco profesional para B2B | Manual | Correo postal o escaneo | Sin herramientas | Cobro lento, difícil de archivar |
| Software contable (QuickBooks, Xero, Holded) | 5 min tras configurar | Profesional con marca | Automática | Email + cobro integrados | Conectado a contabilidad y modelo fiscal | Cuota mensual; excesivo si emites menos de 5 al mes |
Para autónomos y pymes que emiten menos de 30 facturas al mes, el generador online gratuito es la respuesta correcta — la velocidad de un programa de facturación, el coste del papel y un PDF que las cuentas por pagar aceptan sin discutir.
Diseñador, desarrollador, fotógrafo, consultor o contratista: las líneas y el lenguaje cambian según el sector. Hemos preparado plantillas PDF gratuitas para las profesiones más comunes para que no tengas que adivinar cómo debería verse una «factura de diseño gráfico» partiendo de un folio en blanco.
Ver plantillas gratuitasLa factura es solo la mitad del trabajo. El email con el que la mandas decide si se abre el mismo día o se queda una semana en una pestaña de Gmail.
Usa «Factura FAC-2026-0001 — [Tu empresa] — Vence 02/06/2026» en lugar de «Factura adjunta». El asunto debe permitir archivar o pagar sin abrir el correo.
Indica importe, vencimiento, método de pago y un breve agradecimiento. Los emails largos se posponen; los cortos se actúan.
En B2B, además del contacto directo, copia (CC) a cuentas por pagar (es habitual [email protected]). Tu contacto puede estar de vacaciones; el área financiera no.
Las facturas enviadas el viernes por la tarde o el lunes por la mañana son las que más se demoran. Martes/miércoles por la mañana tienen el mayor índice de cobro en la misma semana.
Casi todos los pagos tardíos se explican por uno de estos cinco fallos. Evítalos y tu tiempo medio de cobro baja semanas.
«Servicios prestados» obliga al cliente a preguntar internamente «¿esto qué fue?» — y esa pregunta es la que dispara el retraso. Sé concreto: fechas, horas y entregables.
Si paga la matriz pero pones la marca, las cuentas por pagar la rechazan. Confirma siempre la razón social en el alta del cliente.
Si el cliente te dio un PO, todas las facturas de ese encargo deben llevarlo. Los sistemas internos enrutan facturas por PO; sin él entras a la cola de revisión manual.
Si el cliente tiene que escribirte preguntando «¿dónde pago?», ya perdiste una semana. Pon el enlace o la cuenta bancaria en la propia factura, no solo en el email.
Una factura sin fecha de pago es una sugerencia, no una factura. Indica siempre el plazo (Net 30, pago al recibir) y la fecha de calendario.
Algunos países añaden requisitos legales sobre los campos estándar. Si facturas al extranjero, revisa las normas del país del cliente, no del tuyo.
| País / región | Requisitos adicionales |
|---|---|
| España | La factura debe incluir tu NIF, el del cliente (si es B2B), número correlativo, IVA desglosado por tipo y, si procede, el recargo de equivalencia. Desde 2025 el sistema Verifactu obliga a determinados emisores a usar software certificado y el envío inmediato a la AEAT. |
| México | Los CFDI son obligatorios. Toda factura debe emitirse a través del SAT con un PAC autorizado. Sin CFDI sellado, la factura no es deducible para el cliente. |
| Argentina, Chile, Colombia, Perú | Factura electrónica obligatoria con timbrado/aprobación de la administración tributaria (AFIP, SII, DIAN, SUNAT). Un PDF por sí solo no sirve como comprobante fiscal. |
| Estados Unidos | Sin estándar federal. El sales tax depende del estado y solo aplica donde tienes nexus. Incluye tu EIN si el cliente lo pide. |
| Unión Europea | Las facturas con IVA deben llevar los NIF de ambas partes, el tipo y el importe del IVA en línea aparte. En B2B intracomunitario suele aplicar inversión del sujeto pasivo: indícalo con «Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient». |
| Reino Unido | Si estás registrado en VAT, incluye tu número de VAT y el importe. Si no lo estás, no muestres línea de VAT (ni siquiera «VAT 0%»). |
| Otros (Canadá, Australia, Japón…) | GST/HST en Canadá, GST con la mención «Tax invoice» en Australia, sistema de factura cualificada en Japón… Revisa el requisito local antes de emitir si facturas a esos mercados. |
Olvídate de la hoja de cálculo. Genera un PDF con tu marca y cálculos verificados en menos de un minuto — gratis, sin registro y sin marca de agua.
Abrir el generador gratisGratis para siempre. Lo usan más de 1.000 autónomos y pymes en todo el mundo.